TERMES DE REFERENCE : SPECIALISTE EN PASSATION DES MARCHES

REPUBLIQUE ISLAMIQUE DE MAURITANIE

 

                  Honneur- Fraternité-Justice

 

 

 

 

Agence Nationale TADAMOUN pour la Lutte contre les Séquelles de l’Esclavage, l’Insertion et la Lutte contre la Pauvreté

 

 

 

 

PROJET PILOTE DE MOYENS DE SUBSISTANCE DURABLES POUR LES

 

RAPATRIES ET LES COMMUNAUTES D’ACCUEIL DANS LA VALLEE DU FLEUVE SENEGAL

 

 

 

 

 

TERMES  DE  REFERENCE :

SPECIALISTE EN PASSATION DES MARCHES

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mars 2016

 

 


 

CONTEXTE

 

Un projet pilote a été développé au profit des rapatriés et les communautés d'accueil de la vallée du fleuve Sénégal.

L’objectif général du projet est d’améliorer l’accès des rapatriés et des communautés d’accueil à un appui pour les moyens de subsistance et de renforcer les mécanismes de prévention des conflits et de gestion des risques dans la zone concernée au Brakna et au Trarza, dans la région de la Vallée du Fleuve Sénégal.

Les objectifs spécifiques sont de :

(i)                 contribuer à la réduction de l’insécurité alimentaire par le biais d’un appui à la fourniture d’intrants de production pour 3,830 ménages, avec un accent sur les femmes et les jeunes,

 

(ii)                renforcer les capacités des femmes et des jeunes de 1,500 ménages,

 

(iii)               mettre en place et renforcer des organisations communautaires afin de travailler avec les communautés pour identifier, développer, mettre en œuvre et évaluer leurs propres plans de développement communautaires ; et

 

(iv)              encourager les efforts de cohésion sociale en renforçant 22 structures communautaires sur des questions telles que la prévention des conflits locaux, la gestion de risques et le suivi et évaluation participatif.

 

Responsabilités et tâches clés:

Placé sous l’autorité du Coordinateur, le Responsable de passation des marchés est chargé des tâches suivantes :

 

MANDAT DU SPECIALISTE EN PASSATION DES MARCHES

 

                  Assurer la mise à jour régulière du PPM ;

                  Elaborer les DAOs , DP, Demandes de Cotations et projet de contrats, Rediger et suivre la publication du PPM,  des avis de DMI, DAO et d’attribution des marches ;

                  Accompagner les commissions de marchés dans toutes les activités de passation de marchés relatives au projet ;

                  Mettre en place des outils de gestion et de suivi des marchés adaptés aux besoins du projet, dont le plan annuel de passation des marchés et sa mise à jour périodiquement ;

                  Développer des mécanismes de suivi de l’exécution des contrats ;

                  Développer les mécanismes, procédures et pratiques nécessaires à l’intégrité du système de passation des marchés y compris le système de classement.

 

NATURE ET ETENDUE DES SERVICES

 

Sous la supervision générale du Coordonnateur du projet, le SPM assumera les responsabilités suivantes :

 

                  Mettre en place un système simple de gestion de la passation des marchés comprenant (i) la planification des opérations de passation des marchés, (ii) le suivi de l’avancement, (iii) l’analyse des écarts entre les réalisations et le plan de passation des marchés.

 

                  Garantir la qualité de l’ensemble du processus d’acquisition, et plus précisément de ce qui suit:

    1. Faire le suivi auprès des services techniques bénéficiaires de l’acquisition ou de l’unité de coordination du projet de la préparation et la finalisation des termes de référence (TDR), pour les acquisitions de service de consultant, et des spécifications techniques des biens et travaux ;
    2. Assurer le contrôle qualité des dossiers d’appel d’offres, et des demandes de propositions (suivant les modèles fournis par l’IDA) préparés par les unités techniques devant être soumis à la non objection de l’IDA, et assurer leur transmission/vente selon le cas ;
    3. procéder au lancement des appels d’offres (le cas échéant aux avis a manifestation d’intérêt ou présélection), selon les modes convenus dans les accords de prêts ou de dons;
    4. veiller à la bonne gestion des appels d’offres en cours
    5. Participer aux séances publiques d’ouverture des plis pour fournir des conseils et assurer le contrôle qualité des rapports d’ouverture des offres et propositions reçues, préparés par les unités techniques ;
    6. Assurer le contrôle qualité des rapports d’ouverture de plis et d’évaluation des offres à signer conjointement par les autres membres désignés de ces commissions ;
    7. être l’interlocuteur du bailleur de fonds pour toutes les questions relatives aux acquisitions notamment pour toutes les communications liées à l’obtention des non objections du bailleur de fonds ;
    8. Assister les Unités techniques dans la préparation des contrats, après l’obtention des avis de non objection si c’est requis, et veiller à leurs signatures par les personnes habilitées à le faire ; et
    9. concevoir et mettre en place une base de données fournisseurs, et développer des statistiques de gestion qui permettront aux bailleurs de mesurer le niveau de performance de l’équipe chargée de la passation des marchés.

 

                  Il sera chargé de planifier, préparer et coordonner le calendrier d’acquisition des services de consultants et de biens et travaux pour chaque projet.

 

                  Il sera responsable de l’établissement de tous les rapports d’activités prescrits par le manuel des procédures d’acquisition de l’unité de coordination du projet, mais également de tout autre rapport que les bailleurs pourraient demander dans le cadre de l’exécution du projet.

 

                  Il devra mettre en place un système de classement des dossiers de passation des marchés qui inclura pour chaque marché tous les documents relatifs à ce marchés y inclus les documents relatifs aux paiements, en vue de permettre toute revue a posteriori de l’IDA.

 

APPUI AUX STRUCTURES D’EXECUTION DU PROJET (CIPC)

 

      Au niveau communautaire, il sera chargé d’apporter une assistance aux Comités Interface entre le Projet et les Communautés  (CIPC) pour renforcer leurs capacités dans les domaines suivants :

 

  • Ø Mise à disposition des  documents et modèle standardisés permettant aux  Comités Interface entre le Projet et les Communautés  (CIPC)  de passer leurs marchés conformément au manuel de procédures ;
  • Ø Mise à disposition de la liste et adresse des entreprises et fournisseurs préqualifiés, mise à jour, pour être consultés par les  Comités Interface entre le Projet et les Communautés  (CIPC).

 

  • Ø Mise à disposition d’une liste de référence des prix d’équipements et de fournitures couramment sollicités par les communautés ;

 

  • Contrôler l’exécution technique et financière des conventions liant le projet et les Comités Interface entre le Projet et les Communautés (CIPC). Ce contrôle a pour objectif de certifier la bonne exécution des tranches de financements avancées aux Comités Interface entre le Projet et les Communautés (CIPC) et donne lieu au paiement des tranches suivantes;

 

      S’assurer que les Comités Interface entre le Projet et les Communautés  (CIPC) reçoivent toute l’assistance nécessaire, notamment:

 

  • des facilitateurs s’ils interviennent pour assister les communautés ;
  • des consultants recrutés par le Projet pour les études, maîtrise d’ouvrage ou pour la formation ;
  • s’assurer de la mise en place du système de suivi évaluation conformément au plan ;

 

INCOMPATIBILITE AVEC CERTAINES FONCTIONS D’EXECUTION

 

Afin d’éviter les situations potentielles de conflit d’intérêt qui pourraient ne pas lui permettre de donner un avis objectif dans le seul intérêt du client, le SPM :

 

  1. ne sera pas membre de la Commission d’Evaluation à laquelle il/elle apporte un conseil utile pour le respect des règles ; il/elle pourrait cependant assurer le secrétariat de la Commission des Marchés, organe de contrôle interne ;
  2. ne devra pas participer aux opérations d’exécution du marché notamment (i) les réceptions de qualité ou de quantité et (ii) le paiement ; il/elle apportera un éclairage en cas de contentieux dans l’interprétation des clauses du contrat ; et
  3. ne devra pas être dans une position de gestionnaire comptable de matières.

 

 

ROLE DE CONSEIL AU PRES DU COORDONNATEUR DU PROJET

 

Dans sa mission au sein de l’équipe, le SPM apportera un conseil utile à tous les membres de l’équipe dans :

 

  1. la phase d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et de proposition d’attribution du marché ;
  2. l’assistance à la réponse aux demandes de clarification des soumissionnaires ;
  3. la réponse aux commentaires de la Banque et de tout autre bailleur de fonds ;
  4. les propositions de solution alternative lorsqu’un problème de passation des marchés ne peut être résolu à l’interne ;
  5. l’examen de toute correspondance arrivée ou départ concernant la passation des marchés afin de s’assurer que le courrier a reçu le traitement adéquat dans le parfait respect des règles ; et
  6. l’interprétation des clauses du contrat en cas de différend pendant l’exécution du contrat.

 

OBLIGATIONS DU SPECIALISTE EN PASSATION DES MARCHES

 

Le SPM signera un contrat de performance avec la coordination du projet afin d’assurer en temps voulu (i) la production régulière des mises a jour du plan de passation des marchés du projet, (iii) le rapport d’activité mensuel, (iii) la qualité des dossiers d’acquisition, y compris celle soumis a l’avis de non objection de la Banque, et (iv) la tenue à jour des fiches d’acquisition devant servir de support aux revues a posteriori des marchés (PPRs) passés qu’effectuera la Banque. Le SPM remettra à l’unité de coordination du Don un rapport mensuel d’activités au plus tard quinze (15) jours après la fin du mois auquel il se rapporte et un rapport final en fin de mandat.

 

Ces rapports comprendront en outre les recommandations du comptable sur les décaissements et devront être remis en deux exemplaires à la coordination. Le modèle de rapport à fournir sera défini en accord avec l’IDA et comportera au minimum les informations sur les marchés requises dans le rapport administratif et financier (RAF) du projet. 

 

OBLIGATIONS DE L’ADMINISTRATION (PROJET)

 

L’administration remettra au SPM l’ensemble des documents, dossiers et outils appropriés et nécessaires à l’exécution de sa mission. Elle remettra également à la disposition dudit spécialiste, les locaux et équipements nécessaires pour assurer une bonne prestation de service. Une évaluation de la performance du SPM sera faite tous les six mois et joint au rapport semestriel du projet.

 

DUREE DE LA MISSION :

 

La durée totale des prestations est de 1 an renouvelable à temps plein. Le (la) candidat(e) retenu(e) sera invité(e) à signer un contrat d’une année renouvelable compte tenu de ses performances.

 

 

QUALIFICATIONS PROFESSIONNELLES ET ACADEMIQUES

 

  1. Un diplôme supérieur en Ingénierie, Administration publique, Droit  commercial, ou Gestion (minimum Bac + 4, équivalent d'une maîtrise (Master);

 

  1. Excellente connaissance des techniques de passation des marchés en générale et des règles de procédure de passation des marchés des banques multilatérales de développement: Banque africaine de développement et Banque Mondiale, aussi bien que du cycle de projet ;

 

  1. Expérience professionnelle: 5 ans minimum dont 3 ans au moins dans le domaine de la passation des marchés en qualité d’expert en passation des marchés pour des projets cofinancés par la Banque mondiale ;
  2. Bonne connaissance du français de même qu’une aptitude à communiquer oralement et verbalement aussi bien avec les responsables du projet, que la hiérarchie et les collègues;
  3. Une bonne capacité de résolution des problèmes liés à la Passation de marchés publics;

 

  1. Une connaissance informatique des logiciels courants (Word, Excel, Power Point, E-mail et autres outils de communication); et

 

  1. Bonne aptitude pour la communication et le travail en équipe

©TADAMOUN 2013